Juridische stappen bij wanbetaling: een gids voor ondernemers

Wanbetaling is voor veel ondernemers een serieuze bedreiging. Openstaande facturen kunnen de cashflow verstoren, groei belemmeren en zelfs het voortbestaan van een bedrijf in gevaar brengen. Gelukkig zijn er duidelijke juridische stappen die je kunt nemen om jezelf te beschermen en je vorderingen toch te innen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je juridisch kunt optreden bij wanbetaling.

1. Persoonlijk contact opnemen

Zodra een betalingstermijn is verstreken, is het verstandig om eerst persoonlijk contact op te nemen met de klant. Dit kan telefonisch of via e-mail. Vaak blijkt dat een klant simpelweg vergeten is te betalen of dat er sprake is van een misverstand. Een directe benadering toont betrokkenheid en voorkomt onnodige escalatie.

2. Versturen van een betalingsherinnering

Levert persoonlijk contact geen resultaat op? Dan is de volgende stap het versturen van een schriftelijke betalingsherinnering. Deze herinnering bevat:

• Het factuurnummer en -bedrag
• De oorspronkelijke vervaldatum
• Een duidelijke oproep tot betaling binnen een korte termijn (bijv. 5 dagen)

3. Formele aanmaning sturen (WIK-brief)

Als er na de herinnering nog geen betaling volgt, stuur je een formele aanmaning. Voor consumenten is het verplicht om een WIK-brief (Wet Incassokosten) te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Deze brief geeft de debiteur nog één laatste kans om binnen 14 dagen te betalen.

Voor B2B-relaties is een WIK-brief niet verplicht, maar een aanmaning is alsnog verstandig als juridische basis.

4. Incassokosten en rente rekenen

Na de aanmaning mag je incassokosten en wettelijke rente rekenen over het openstaande bedrag. Deze kosten zijn wettelijk vastgelegd en dienen duidelijk gecommuniceerd te worden. Dit vergroot de druk op de debiteur om alsnog tot betaling over te gaan.

5. Inschakelen van een incassobureau

Blijft betaling uit? Dan is het tijd om een professioneel incassobureau in te schakelen. Zij nemen de communicatie en opvolging over en proberen via een minnelijke weg tot een oplossing te komen. Veel debiteuren betalen zodra zij merken dat het serieus wordt.

Let op: een goed incassobureau werkt zorgvuldig en behoudt waar mogelijk de klantrelatie.

6. Deurwaarder inschakelen voor juridische incasso

Heeft het incassobureau geen succes? Dan kun je een gerechtsdeurwaarder inschakelen. De deurwaarder kan onder andere:

• Een dagvaarding uitbrengen
• Het vonnis van de rechter ten uitvoer leggen
• Beslag leggen op inkomen, bankrekeningen of goederen

Een gerechtelijke incassoprocedure kan tijd en geld kosten, maar is in veel gevallen de enige overgebleven stap.

7. Faillissementsaanvraag als drukmiddel

In extreme gevallen kun je overwegen het faillissement van de wanbetaler aan te vragen. Deze stap wordt vaak ingezet als pressiemiddel, omdat veel debiteuren alles op alles zetten om een faillissement te voorkomen.

Let wel: dit is alleen effectief als er sprake is van meerdere schuldeisers en het niet om kleine bedragen gaat.

8. Juridisch advies en procesbegeleiding

Het is verstandig om in een vroeg stadium juridisch advies in te winnen. Zeker bij grotere vorderingen of bij klanten die vaker niet betalen, is een goede juridische strategie onmisbaar. Een jurist of advocaat gespecialiseerd in incasso kan je begeleiden bij:

• Het opstellen van correcte documenten
• De keuze tussen dagvaarden of faillissementsaanvraag
• Onderhandeling over betalingsregelingen

Conclusie

Wanbetaling vraagt om een gestructureerde en daadkrachtige aanpak. Door de juiste juridische stappen bij wanbetaling te volgen, vergroot je de kans dat je alsnog betaald krijgt én bescherm je je bedrijf tegen financiële risico’s. Wacht niet te lang met actie ondernemen: hoe sneller je reageert, hoe groter de kans op succes.

Wil je hulp bij het innen van openstaande facturen? Neem contact op met een incassospecialist en laat je professioneel begeleiden bij elke stap in het proces.