Hoe pak je smoezen van debiteuren Aan: Een praktische gids

In de dagelijkse praktijk van het debiteurenbeheer komen crediteuren vaak smoezen tegen die debiteuren gebruiken om betalingen te vertragen. In dit artikel verkennen we effectieve strategieën om deze smoezen het hoofd te bieden en ervoor te zorgen dat facturen toch op tijd betaald worden.

Wat Zijn Debiteurensmoezen?

Debiteurensmoezen zijn uitvluchten die klanten gebruiken om niet onmiddellijk aan hun betalingsverplichtingen te hoeven voldoen. Het tijdig herkennen en pareren van deze smoezen is cruciaal voor effectief debiteurenbeheer.

Veelgebruikte Smoezen en Hoe Deze Te Weerleggen

1. "Ik heb de factuur niet ontvangen." Zorg dat je altijd een lees- of ontvangstbevestiging vraagt bij het versturen van facturen. Dit kan via e-mailbevestigingen of digitale facturatiesystemen.
2. "Ik ben op vakantie geweest." Accepteer deze smoes niet zonder meer. Vraag vooraf wanneer de debiteur terugkeert en stel voor om de betaling direct na de terugkeer te voldoen.
3. "Er zijn problemen met mijn bank." Sta open voor bewijs, zoals een bericht van de bank. Bied ondertussen alternatieve betaalmethoden aan zoals PayPal of een directe overschrijving.
4. "We hebben tijdelijk cashflowproblemen." Bied een betalingsregeling aan, maar zorg voor een schriftelijke overeenkomst die beide partijen committeert aan duidelijk afgesproken termijnen.
5. "De verantwoordelijke voor de betalingen is er niet." Vraag naar een vervangende contactpersoon of een datum waarop de verantwoordelijke terug is, en stuur een herinnering op die datum.
6. "Er zitten fouten in de factuur." Verifieer de factuur en corrigeer deze indien nodig snel. Zorg dat je een herziene factuur stuurt en vraag om bevestiging van ontvangst.
7. "We hebben de betaling al verzonden." Vraag om een transactiebewijs. Als dit niet geleverd kan worden, blijf dan aandringen op een spoedige oplossing.

Deskundig Advies van Cash2Collect

Cash2Collect, een expert in Zuid-Holland op het gebied van incasso, benadrukt het belang van standvastig en respectvol communiceren. Zij adviseren om altijd helder en consequent te zijn in je communicatie. Bij herhaalde smoezen kan overwegen een incassobureau in te schakelen een goede stap zijn om te zorgen dat facturen betaald worden.

Proactieve Benaderingen voor Debiteurenbeheer

• Proactief Communiceren: Verstuur betalingsherinneringen voordat de vervaldatum nadert.
• Documentatie: Houd alle correspondentie, factuurverzendingen en afspraken nauwkeurig bij.
• Flexibiliteit: Bied, waar mogelijk, betalingsregelingen aan om goede relaties met debiteuren te onderhouden.
• Professionaliteit: Behandel alle debiteuren met respect, zelfs in moeilijke situaties.

Conclusie: Adequaat Reageren op Debiteurensmoezen

Een doeltreffend debiteurenbeheer vereist kennis, geduld en de juiste strategieën om veelvoorkomende smoezen effectief aan te pakken. Met de expertise van bedrijven zoals Cash2Collect en door gebruik te maken van moderne tools en benaderingen, kun je ervoor zorgen dat jouw bedrijf minder financiële risico's loopt en je cashflow gezond blijft.

Handige links:

• KVK - Debiteurenbeheer
• MKB Servicedesk - Debiteurenbeheer
• Rijksoverheid - Incassobureaus