Kan een klant een factuur zomaar weigeren te betalen?

Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een klant die aangeeft een factuur niet te willen betalen. Maar mag een klant een factuur eigenlijk zomaar weigeren? Het korte antwoord is nee. In de meeste gevallen moet een factuur gewoon worden betaald. Alleen wanneer daar een geldige juridische reden voor bestaat, kan een klant een factuur betwisten.

In dit artikel leggen we uit wanneer een factuur terecht geweigerd mag worden, wanneer niet en welke stappen u als ondernemer kunt ondernemen om alsnog uw betaling te ontvangen.

Wanneer mag een klant een factuur weigeren?

Een factuur mag alleen worden geweigerd wanneer daar een gegronde reden voor bestaat. Denk bijvoorbeeld aan:

• De afgesproken dienst is niet geleverd.
• Het geleverde product wijkt sterk af van de overeenkomst.
• De factuur bevat aantoonbare fouten.
• Er is sprake van dubbele facturatie.
• Er is nooit een overeenkomst gesloten.

In deze situaties kan een klant de factuur betwisten. Dat betekent niet automatisch dat de factuur vervalt, maar wel dat beide partijen eerst het geschil moeten oplossen.

Wanneer mag een klant een factuur niet weigeren?

Veel klanten denken dat zij een factuur mogen weigeren omdat zij:

• ontevreden zijn;
• tijdelijk geen geld hebben;
• de betaling willen uitstellen;
• de prijs achteraf te hoog vinden.

Dit zijn meestal geen geldige redenen om een factuur niet te betalen.

Is de dienst geleverd volgens afspraak of het product correct geleverd? Dan blijft de betalingsverplichting in de meeste gevallen gewoon bestaan.

Wat kunt u doen wanneer een klant niet betaalt?

Blijft betaling uit? Handel dan snel. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat deze volledig wordt betaald.

Volg bijvoorbeeld deze stappen:

1. Controleer of de factuur correct is.
2. Verstuur een vriendelijke betalingsherinnering.
3. Verstuur een officiële aanmaning.
4. Neem persoonlijk contact op met de klant.
5. Schakel een incassobureau in wanneer betaling uitblijft.

Door snel te handelen voorkomt u dat de openstaande vordering verder oploopt.

Wat gebeurt er wanneer een factuur onterecht wordt geweigerd?

Wanneer een klant zonder geldige reden weigert te betalen, kan de ondernemer verschillende vervolgstappen nemen.

Afhankelijk van de situatie kunnen onder andere de volgende kosten worden gevorderd:

• wettelijke rente;
• buitengerechtelijke incassokosten;
• eventuele proceskosten wanneer de zaak voor de rechter komt.

In veel gevallen leidt een professionele incassoprocedure al tot een snelle oplossing zonder dat een rechtszaak nodig is.

Hoe voorkomt u discussies over facturen?

Voorkomen is beter dan genezen. U kunt veel betalingsproblemen voorkomen door:

• duidelijke offertes op te stellen;
• afspraken schriftelijk vast te leggen;
• heldere algemene voorwaarden te gebruiken;
• duidelijke betaaltermijnen af te spreken;
• facturen direct na levering te versturen.

Goede communicatie voorkomt veel misverstanden.

Wanneer is het verstandig een incassobureau in te schakelen?

Blijft een klant ondanks herinneringen en aanmaningen weigeren te betalen? Dan is het verstandig om een gespecialiseerd incassobureau in te schakelen.

Een professioneel incassobureau neemt het volledige traject uit handen en vergroot de kans dat uw openstaande factuur alsnog wordt betaald. Bovendien laat u zien dat u betalingsachterstanden serieus neemt.

Conclusie

Een klant mag niet zomaar een factuur weigeren te betalen. Alleen wanneer er sprake is van een gegronde reden, zoals een foutieve factuur of een niet geleverde dienst, kan een factuur terecht worden betwist.

Blijft betaling zonder geldige reden uit? Wacht dan niet te lang. Door snel actie te ondernemen vergroot u de kans op een succesvolle incasso en voorkomt u verdere financiële schade.